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A la hora de realizar la contabilidad de una empresa, hay que tener en cuenta tanto los activos fijos como los circulantes de la misma. Estos últimos son los bienes, derechos y créditos que pueden transformarse en líquido de inmediato o, al menos, en un plazo inferior a doce meses. Por el contrario, los fijos o no corrientes son los más duraderos. Podrían definirse como aquellos bienes o derechos que ha sido adquiridos para ser utilizados por la empresa en el normal desenvolvimiento de sus actividades y no para ser comercializados.
Ejemplos serían la nave donde se fabrican los productos, las herramientas que se usan para hacerlo o el camión que se utiliza para repartirlos. No obstante, un mismo bien puede ser para una empresa un activo de tipo fijo, mientras para otra es circulante. En el ejemplo del camión, para un negocio que se dedica a vender vehículos pesados, ese camión sería un producto comercial y no un activo de tipo fijo.
Tipos de activos fijos
Por otra parte, hay, básicamente, dos clases de activos de tipo fijo y ambos poseen valor para la empresa, además de tener que ser reflejados en su contabilidad con las correspondientes amortizaciones. Son los siguientes:
Tangibles
Se trata de los bienes materiales, que se pueden tocar, de la empresa. El propio Plan General Contable establece como tangibles los terrenos y bienes naturales, por ejemplo, un solar; las edificaciones, como el citado caso de la nave donde la empresa realiza su producción; la maquinaria que usa para la misma (en ella se incluyen, no solo las propias máquinas, sino también los vehículos y herramientas); las instalaciones técnicas, como cadenas de montaje; el mobiliario de sus oficinas; los equipos para procesos informáticos, u ordenadores, impresoras, etc.; los elementos de transporte y, finalmente, otros bienes.
No tangibles
Son aquellos más difíciles de cuantificar, pues carecen de materialidad, pero también tienen un valor económico. Entre ellos, se encuentran las marcas de la propia empresa, es decir, los nombres de productos que tiene registrados. También las patentes, o artículos creados por ella (por ejemplo, un software de su creación), y los derechos de autor. Igualmente, los permisos, licencias y franquicias, mediante los cuales la empresa ha adquirido el derecho a utilizar un bien o marca de otra.
Inventario de activos fijos
Por tanto, estos activos tienen un importante valor patrimonial y financiero para la empresa. De ahí la importancia de tener un buen inventario de los mismos. Este debe incluir sus principales datos: código, situación física, descripción, valor y depreciación, estado y vida útil.
El correcto registro de estos bienes permite a la empresa tomar decisiones en materia financiera y fiscal. En cuanto a la primera, refleja en sus cuentas tanto las amortizaciones como los gastos e ingresos que esos activos generan y, respecto a la segunda, ese inventario la ayuda a optimizar sus impuestos de acuerdo con las leyes vigentes. Así mismo, le permite ahorrar costes, al poder reducir sus inversiones en bienes innecesarios.
Por tanto, todas las empresas deben realizar, al menos una vez al año, ese inventario de activos de tipo fijo y llevar permanentemente un control de los que están en funcionamiento en ellas. Igualmente, tiene que hacer de forma correcta el cálculo de amortizaciones de cada uno de esos bienes y realizar un seguimiento de los que se han depreciado para decidir qué hacer con ellos.
En conclusión, los activos fijos son una parte muy importante del balance de la empresa y tienen que hallarse bien controlados. Afortunadamente, todo ese trabajo de inventario que antes debía hacerse de forma manual, ahora cuenta con herramientas informáticas de primer nivel que facilitan esa labor cómo Sage 200cloud.
