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La Fundación Althaia ha implementado un sistema que le permite tener un control minucioso de los costes y utilización de los dispositivos de impresión.
Situación inicial del parque de impresión:
Althaia es una fundación privada sin ánimo de lucro que presta servicio integral a las personas en el ámbito sanitario y social. La situación en la cual se encontraba la fundación antes de empezar el proyecto de impresión con Control Group, era difícil de gestionar. Contaba con más de 42 modelos diferentes de equipos de impresión, algunos estaban gestionados por un partner de servicios, pero otros los gestionaba personal interno de la fundación, hecho que suponía un consumo de recursos ineficiente. Además, como que no todos los equipos tenían un único contrato de servicio, no podían disponer de un control de los costes exhaustivo, ni podían asignar a cada centro de coste, los costes reales de impresión. Finalmente, otra problemática de la gestión interna era la obligación de mantener stock de diferentes tipos de consumibles y encargase de gestionar su reciclaje.
Ante esta situación, Control Group estudió el proyecto mediante una auditoría del parque de impresión, para proponer una mejora tanto en los equipos utilizados, como en su ubicación y gestión. De este proceso de auditoría resultaron los siguientes objetivos:
Objetivos del proyecto:
- Unificar todos los equipos de impresión en sólo 5 modelos diferentes.
- Controlar los diferentes centros de coste de la fundación.
- Imputar los costes correctamente en cada centro de coste.
- Tener datos e información para aplicar mejoras en la distribución de los equipos.
- Externalizar la gestión de los consumibles y asegurar el correcto reciclaje.
- Externalizar las incidencias y reparaciones de los equipos.
Proyecto y resultados
Con la implementación del nuevo sistema, Control Group ha asumido la gestión de las incidencias poniendo a disposición directa de los usuarios un servicio de Helpdesk. De este modo los recursos de IT han quedado totalmente liberados de la gestión de los dispositivos de impresión y sus elementos relacionados.
La gestión de los consumibles ha pasado a estar totalmente automatizada, con un sistema que se avanza a la necesidad, y que hace llegar el consumible necesario a su ubicación específica.
Además, se ha implementado un software de impresión que permite modificar y controlar el uso de los dispositivos dentro del entorno a impresión, adaptándolo a la Triple A: Autorización, Autenticación y Contabilización (Authentication, Authorization and Accounting).
Conxita Molina, responsable de Compras de Althaia, resume el cambio: “Trabajando con Control Group y con su sistema de impresión hemos reducido gastos, gestión y procesos. Hemos hecho un gran paso adelante”.
Como resumen, se puede afirmar que Control Group ha implementado una solución de impresión más eficiente a la fundación Althaia que le permite obtener esencialmente los siguientes 4 beneficios:
- Control de los costes de impresión, para obtener ahorros.
- Menor impacto medioambiental de la fundación, certificado de reciclaje de equipos y consumibles.
- Mejoras en la seguridad de los documentos y dispositivos.
- Liberación de recursos internos en la gestión de los consumibles y equipos.
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