Comprar, vender y alquilar inmuebles genera una gran cantidad de documentos que sólo un archivador digital de documentos centralizado es capaz de asimilar.
La Inmobiliaria Colonial ya se decidió hace un par de años a guardar su documentación en carpetas digitales. Sin embargo, las estructuras en el servidor llegaron a sus límites rápidamente. Hoy, el grupo inmobiliario está usando un archivador digital de documentos centralizado. El sistema de gestión documental ya se ha amortizado en la fase de prueba.
Antecedentes
“Antes de usar un sistema de gestión documental, guardar y recuperar documentos era una lucha entera”, comenta Xavier Muñoz, Responsable de Sistemas de Información en la Inmobiliaria Colonial. Y eso a pesar de que la documentación corporativa ya se guardaba desde hace tiempo en formatos digitales como PDF, CAD u Office, con el fin de agilizar el trabajo. Al no disponer de un archivador digital de documentos, estos se ubicaban o bien en los discos duros de los empleados individuales, o bien en una de las muchas carpetas del servidor.
“Aparte de esto nos dimos cuenta de que las carpetas de Windows no están hechas para gestionar diferentes versiones de un documento. Dado que no podíamos correr permanentemente con el riesgo de usar información errónea o antigua en nuestros procesos de trabajo, empezamos a buscar alternativas para el sistema de carpetas.”, explica Xavier.
La Solución, un gestor documental.
La implementación del sistema se dividió en dos fases. Primero se empezó a usar DocuWare en el área “Operativa Financiera”, el segundo paso fue extender el uso a toda la empresa. El Control Group asumió el análisis de los procesos relevantes con el fin de adaptar la solución a las necesidades individuales de la empresa. “Este trabajo valió mucho la pena”, confirma Xavier. “Gracias a ello el sistema estuvo operativo después de tan solo tres semanas. Desde otras soluciones como SAP estoy acostumbrado a ciclos de implantación mucho más largos.” Hoy se indexan todos los documentos entrantes y salientes por los empleados de la Inmobiliaria Colonial para guardarlos luego en el archivador central. “Sólo usando las funciones estándares de DocuWare conseguimos un archivado extremamente rápido”, explica Xavier.
Palabras clave como la empresa, el tipo de documento o el inmueble relacionado se pueden elegir desde listas de selección o desde el propio contenido del documento. Para ello basta hacer clic sobre una palabra relevante:
DocuWare asume el término automáticamente para usarlo como índice.
Incluso más rápida funciona la recuperación de documentos. En vez de tener que rastrear diferentes carpetas en el servidor, hoy es suficiente un solo clic para encontrar un documento. Los usuarios rellenan uno o varios campos de
índice en el diálogo de búsqueda o añaden una búsqueda de texto completo. DocuWare presenta el resultado en cuestión de segundos en una lista que puede ser filtrada y clasificada a continuación. Al comprar, vender o alquilar inmuebles también se intercambia mucha documentación con personas externas a la
organización. Para ello, los usuarios de la Inmobiliaria Colonial usan una función específica para crear archivadores externos e independientes. Éstos permiten exportar documentos relevantes conjuntamente con la función de búsqueda a una llave USB. “Es como si estuvieras dando a tu cliente un pequeño sistema independiente de DocuWare, con todos los documentos exportados, para que él pueda buscar de forma independiente los documentos relevantes. Este sistema nos ahorra mucho trabajo al intercambiar grandes cantidades de documentos con externos”, apunta Xavier.
Beneficios de la implementación de un archivador digital de documentos
- Ahorro de tiempo en las búsquedas
- Ahorro de tiempo en procesos contables
- Orden al archivado digital
- Intercambiar grandes cantidades de documentos mediante archivadores externos independientes
- Reducción de riesgo por el versionado integrado de documentos
- Asegurar el trabajo con la última versión de documento
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