Ayuntamiento de Terrassa, nuevo sistema de impresión
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El ayuntamiento de Terrassa incorpora una nueva forma de imprimir con los servicios de Contol Group

Entrevistamos a Albert Marin, responsable de estrategia ICT y Smart City, para que nos cuente su experiencia con nuestros servicios gestionados de impresión.

Hablamos mucho de la tecnología aplicada a la ciudad, pero no podemos olvidar que la tecnología también sirve a nivel interno de cualquier organización, y en este caso Ayuntamiento, para llevar a cabo un aumento de productividad, de eficiencia ligada a los puestos de trabajo y a veces también de ahorro. El Ayuntamiento de Terrassa, que cuenta con cerca de 1.800 trabajadores, ya hace tiempo que ha iniciado un programa de modernización tecnológica y de cultura organizativa interna que ya hemos ido siguiendo a través del portal. Hoy hablamos con Albert Marín para conocer con detalle una de las últimas acciones que están implantando a nivel de sistemas gestionados de impresión a través de Control Group.

-¿De qué situación previa partían?

Nuestro principal problema a nivel de sistemas de impresión era la heterogeneidad de las impresoras que nos provocaban verdaderos problemas a los PC ya que debían tener los drivers de todas las impresoras.

Además las colas de impresión eran muy numerosas y la gestión de las mismas: altas, bajas, permisos, etc…, generaba mucho trabajo improductivo al centro de atención al usuario.

Así que después de hacer un inventario y una mini auditoría de impresión nos propusimos dos objetivos:

  • Relacionar la documentación impresa con las personas y los servicios. Aumentando la confidencialidad y el control en la gestión documental.
  • Descentralizar la gestión diaria de la tecnología de la organización con mecanismos de control y seguimiento.
  • Mejorar el impacto medioambiental de la impresión.

Para mejorar todo ello decidimos sacar un concurso pidiendo que no se facturara por máquina sino por servicio a la persona. Creemos que es importante que el pago esté vinculado al usuario y por tanto repartido por los diferentes centros de coste y que pueda haber un cuidadoso control de los costes de impresión.

Asimismo, pedimos como mejora (que al final hemos obtenido) la incorporación de algún sistema de reducción de la cantidad de tóner necesaria para imprimir, sin disminuir la calidad.

-¿Nos podría explicar en qué consiste este nuevo sistema?

Para hacerlo comprensible cualquier persona del Ayuntamiento y de las empresas municipales dependientes se imprime sobre una única cola. No es necesario que elijan impresora, sólo hacen click en imprimir y cualquier orden va a una impresora centralizada.

En ese mismo momento no sale ningún papel para las impresoras. La persona cuando lo desea puede levantarse e ir a la impresora que quiera de la casa y con una tarjeta RFID (la misma del control de acceso) accede a la impresora con su código personal. De esta manera ve sólo la lista de trabajos que tiene pendientes de imprimir y selecciona para imprimir los que quiera o borra los que no le convengan (porque muchas veces enviamos a imprimir documentos que acto seguido los modificamos y volvemos a imprimir). Un sistema similar se ejecuta para realizar fotocopias o enviar documentación escaneada, el usuario primero se identifica con la tarjeta y a continuación realiza la función que desea: impresión, fotocopia o escaneo de documentación, que va a parar en su buzón de correo electrónico. Un proceso rápido y seguro, que elimina la necesidad de utilizar códigos o palabras de paso, que se acaban olvidando o conociendo por toda la organización. La seguridad está integrada con la seguridad de acceso a los sistemas informáticos. Si un usuario se deja la tarjeta, siempre puede introducir el nombre de usuario y la contraseña que utiliza para identificarse en su lugar de trabajo.

Además, los trabajos que se dejen en cola de impresión, se borrarán después de un tiempo de seguridad.

-Eso debe suponer un ahorro

Más de lo que pensamos. Desde Septiembre que implantamos el sistema con este simple hecho de borrar lo que no es necesario imprimir hemos ahorrado € 2.330 sólo en coste de impresión, sin tener en cuenta el coste del papel (más de 100.000 hojas).

Pero no sólo es económico el ahorro… de hecho con este nuevo sistema el coste del mantenimiento, tóner, etc… está vinculado al coste de cada una de las impresiones, por lo tanto si imprimimos menos pagamos menos por este servicio y a la vez reducimos el impacto ecológico de la impresión (emisiones de CO2 equivalentes, etc.). El nuevo sistema de impresión nos permite incluso informar al usuario de este impacto.

-¿Este sistema también garantiza mayor confidencialidad?

Evidentemente. No hay papeles impresos en las bandejas de las impresoras que la gente todavía no ha recogido y que a veces pueden ser más o menos confidenciales. Evitamos que alguien lleve los papeles de otro sin querer, etc.

– ¿Cuál es el tipo de control de puede llevar cada centro de coste?

Por ejemplo el número de páginas impresas y fotocopiadas por usuario o grupo, información de los ficheros enviados a imprimir, impresiones realizadas en un dispositivo concreto, informe de costes de impresión agrupado por usuario, etc.

El sistema también permite definir unas cuotas informativas de impresión (e incluso si se deseara restrictivas) u otras reglas como impresiones en blanco y negro, con el fin de facilitar la gestión eficiente y económica de la impresión municipal.

-Los Equipos heterogéneos que nos comentaba antes se habrán sustituido por nuevos modelos…

Este proyecto ha supuesto el arrendamiento inicial de unos 170 equipos de HP para más de 60 equipamientos municipales, unificados en pocos modelos y efectivamente tienen una tecnología más moderna.

El sistema incorpora una plataforma de test donde se podrán evaluar los nuevos modelos que vamos incorporando a lo largo de la vida del contrato. Una vez testeados, se incorporarán a la plataforma en producción con todas las garantías técnicas de funcionamiento.

-¿Tienen todos los equipos bajo un contrato de mantenimiento y servicio?

Este es uno de los puntos importantes porqué nos libera al departamento de IT de intervenir en la gestión y resolución de incidencias de bajo nivel y tampoco necesitamos que sean los mismos usuarios que hagan las lecturas de contadores y avisen de la necesidad de consumibles. Además evitamos tener stocks en la casa de consumibles ya que hay una gestión remota y automática de los equipos y también hay una gestión de los consumibles usados ​​bajo un procedimiento controlado de reciclaje.

-¿Cómo lo han acogido los usuarios del Ayuntamiento?

Hicimos una encuesta de satisfacción y las consideraciones que se derivan son las siguientes:

Un 57% consideran que el sistema funciona bien. 43% consideran que no funciona correctamente, es un número muy alto, pero hay que tener en cuenta que de estos 43%, casi la mitad consideran que no funciona bien por lentitud. Las impresiones no son más lentas, simplemente ahora se percibe la totalidad del tiempo de impresión, pues los proceso no comienza hasta que el usuario no libera los trabajos ante el equipo.

Donde sí tenemos que hacer algo es con la otra mitad que consideraron que el sistema no funciona correctamente porque falla. Como tenemos de donde provienen las respuestas, estamos haciendo un análisis especial de las incidencias que se han producido en estas impresoras.

Un 69% dan una respuesta neutra o buena sobre la valoración del servicio. Pienso que teniendo en cuenta las quejas de lentitud la valoración final es bastante buena, sin dar pie a triunfalismos.

 -En definitiva vemos que se trata de algo más que de poner en funcionamiento una serie de máquinas más o menos eficientes

La realidad es que estamos cambiando la forma de trabajar de la organización. Un pequeño detalle, desde que iniciamos el proceso muchos compañeros están incorporando el hábito de llevar colgada al cuello la tarjeta, hasta el punto de que recursos humanos ha encargado cintas para repartir a quien las quiera usar.

Entendemos que no sólo hay que hacer proyectos de abaraten los costes, que ha sido el caso (un 50% del coste medio de alquiler y un 42% del coste del precio por copia), sino que hemos de incorporar una nueva forma de generar documentación impresa, más segura, más justa en el reparto de los gastos y más ecológica, pues imprime sólo lo necesario y con sistemas que reducen el tóner y hacen pedagogía de la huella ecológica del proceso.

Entrevista realizada por ajuntament impulsa.
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About Control Group

Somos especialistas en la implantación de soluciones globales de software, sistemas e impresión. Distribuidor oficial de: Sage, HP, Konica Minolta, Docuware, Sonicwall, Mobility live y Makro Paper.

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