¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es un documento electrónico con la misma validez funcional que la factura en papel. La única diferencia que existe entre ambas es que la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos.
Así podemos definir una factura electrónica como un documento con los mismos efectos legales que una factura en papel. De todos modos, es importante remarcar que, para poder expedir una factura electrónica, es necesario el consentimiento del destinatario. En resumen, la factura electrónica, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel con las ventajas que veremos a continuación.
Las facturas electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, este recoge las normas y condiciones que deben, obligatoriamente, cumplir las facturas electrónicas y en papel.
Algunos de los aspectos a tener en cuenta y que deben cumplir y garantizar todas las facturas son:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura.
- La integridad del contenido de la factura.
Los criterios de autenticidad e integridad, en el caso de la factura electrónica, se pueden acreditar de distintas formas:
- Firma electrónica avanzada
- Intercambio electrónico de datos EDI.
- Mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Para realizar este tipo de facturas existen tres formas:
- Mediante una solución de gestión o programa informático que genere facturas electrónicas. Este es el sistema que te recomendamos, ya que de forma integrada a la gestión de tu empresa, dispondrás de la e-factura. En el siguiente enlace puedes pedir una prueba gratuita de la solución Sage Murano que tiene integrada a la perfección la factura electrónica.
- Mediante la intermediación de un tercero que presta servicios de facturación electrónica.
- Que las facturas sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (se denomina informalmente “autofacturación”).
Ventajas Factura electrónica
La factura electrónica tiene distintas ventajas para las empresas si la comparamos con la tradicional factura en papel. Uno de los principales motivos que existe es el coste, ya que este se reduce considerablemente. Según el blog Sage experience el coste total de emisión de una factura se reduce de más de 3€ a 0.12€ .En este sentido el Ministerio de Industria ha indicado que las empresas ahorraron el año pasado 118 millones de euros con la adopción de la factura electrónica. Otro de los aspectos más importantes de adoptar la factura electrónica, es la reducción del impacto medioambiental de las empresa al no tener que imprimir las facturas que emite.
Además de los costes también se pueden destacar mejoras a nivel de productividad al reducir el tiempo para realizar las facturas y la eliminación de errores humanos. A continuación compartimos con vosotros la infografía de la factura electrónica vs factura en papel de Sage.
