La gestión del correo electrónico se ha convertido en uno de los principales ladrones del tiempo
Disponer de más tiempo se ha convertido en algo a lo que casi todo el mundo respondería afirmativamente. Lamentablemente el tiempo es un bien limitado a las 24 horas que tiene un día, por lo que aprender a gestionar mejor una herramienta como el correo electrónico es vital para dar uso más eficiente a este bien tan escaso.
Por este motivo, en el siguiente post, te ofrecemos algunos consejos para que la gestión del correo sea más eficaz y sencilla y puedas evitar que esta herramienta te robe una gran cantidad de tiempo.
Consejos para mejorar la gestión del correo electrónico
- Leer y responder el correo una o dos veces al día: Una de las costumbres más desaconsejadas para gestionar correctamente el tiempo es revisar constantemente el correo electrónico e ir respondiendo a medida que van entrando. Este hecho nos despista de cualquier tarea que estemos realizando y hace que seamos menos productivos. Es aconsejable programar un horario de lectura, revisión y respuesta de correos electrónicos. Esta tarea puede ser una, dos o tres veces al día.
- Cerrar el correo o deshabilitar las ventanas emergentes: Consecuentemente con el punto anterior, será más sencillo que el correo electrónico no nos distraiga si cerramos o deshabilitamos las ventanas emergentes. El sencillo hecho de ver la ventana emergente nos despistará de la tarea que estamos realizando.
- Utilizar filtros: Casi todos los gestores de correo electrónico tienen la posibilidad de filtrar automáticamente en una carpeta los mensajes entrantes según distintos criterios como el remitente o una expresión en concreto. Esto nos ayudará a liberar de mensajes entrantes nuestra bandeja y atender más rápidamente sólo aquellos de mayor importancia.
- Evitar conversaciones vía correo: El correo electrónico no es un chat, en muchas ocasiones tendemos a tener conversaciones con varias personas que son imposibles de seguir y en las que habitualmente no se llega a ninguna conclusión. Si se llega al punto de conversación es más productivo hacer una llamada o organizar una reunión o conferencia en caso de que haya varios interlocutores.
- Lo urgente es mejor por teléfono: Es importante ser conscientes de que el correo no es una herramienta de comunicación inmediata, por lo que no podemos esperar que nos contesten inmediatamente a un correo o asunto. Este es un error bastante frecuente y que en muchas ocasiones produce que enviemos varios correos presionando al receptor. Si algún asunto es muy urgente, es mejor utilizar el teléfono o la conferencia
- Escribir mensajes claros, concisos y resumidos: Debemos evitar escribir grandes parrafadas que son cansadas de leer para el receptor y que nos ocupan mucho tiempo de redacción. Buenas prácticas para mejorar la comprensión de nuestros correos es utilizar frases cortas, resumir por puntos lo más importante o utilizar la negrita para destacar.
- Asunto de manera clara y breve: Es muy importante que el asunto ofrezca la mayor información posible del contenido del mensaje de manera clara y resumida. Este hecho ayuda al receptor a gestionar el correo con mayor eficacia.
En definitiva, hoy en día, el correo es una herramienta esencial para trabajar, pero es muy importante gestionarlo correctamente para que no se transforme en un foco de improductividad. Esperamos que estos consejos os sean útiles para mejorar la gestión de una herramienta tan importante como el correo electrónico. Si tenéis alguna sugerencia más para mejorar la gestión del correo no dudes en dejar un comentario.
