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Actualmente, se utiliza mucho el concepto de workflow, pero ¿sabemos realmente qué funcionalidad tiene este sistema de gestión dentro de la empresa? Simplemente, nos encontramos ante un sistema de trabajo que permite acercar personas, máquinas y procesos con el único objetivo de acelerar la ejecución de cualquier sistema de trabajo.
El workflow aporta muchos beneficios, como la mejora del seguimiento y control de cualquier proceso; aportar mayor eficiencia a los departamentos de trabajo; aumentar la productividad general; se adelanta a los problemas que surjan en el entorno laboral y también puede anticipar fallos y facilitar que la información de la empresa circule más fácilmente.
Aspectos claves para un flujo de trabajo eficiente (workflow)
La gestión de procesos se ha convertido en una herramienta muy útil para mejorar la organización empresarial y conseguir importantes índices de calidad y productividad. Los resultados se aplican a compañías y organizaciones de todo tipo, no importa la actividad, sector de negocio ni tampoco el tamaño de la empresa.
Uno de los problemas más habituales, en el día a día de la empresa, es el conocido «efecto silo» que se define como una serie de problemas de comunicación y establecimiento de prioridades que acontece en la organización o empresa.
Lo que realmente es importante es el proceso en su conjunto y no los intereses que pueda tener cada departamento por separado. Ocurre que, a veces, lo que un departamento concreto considera más beneficioso, no está en sintonía con el objetivo global que la organización ha marcado como prioritario.
Métodos y organización
Uno de los principales objetivos de los sistemas de flujo en el trabajo es mecanizar y automatizar los métodos y un sistema organizativo que nos ayude a acceder a la información de forma fácil y eficaz.
Actualmente, existen tres tipos de actividad en el flujo de trabajo que se definen como actividades cooperativas, de coordinación y colaborativas. Asimismo, podemos hablar de dos tipos de workflow como el ad hoc y el procedimental.
Mejora de gestión de procesos
Un modelo eficaz de la gestión de procesos va a constituir el entorno o marco ideal para poder desarrollar un modelo organizativo apropiado y optimizar los gastos y aprovechamiento de los flujos. Por ese motivo, hay que planificar acciones con garantía de éxito, valorando el funcionamiento de cada departamento, su visión e intereses.
Con la metodología y organización adecuada, vamos a conseguir una implicación decisiva de la dirección y los empleados para así poder solucionar la mayor parte de conflictos que se presentan, logrando de esta forma la mejora de los proyectos y en concordancia con el objetivo general que marca la empresa o compañía en sí.
Tomar decisiones
Cuando una empresa intercambia información entre sus interlocutores, sin duda está agilizando la toma de decisiones de la empresa u organización. Esto da lugar a la implementación de un sistema de decisiones rápidas y oportunas. Obviamente, la toma de decisiones acertadas ayuda a caminar mucho más rápido y conseguir resultados más satisfactorios.
La reingeniería del negocio
Este concepto se refiere a un método mediante el cual, y según las necesidades del cliente, podemos rediseñar de principio a fin el proceso principal de la actividad de su empresa con el propósito de alcanzar mejoras en su rendimiento como la calidad, servicio y rapidez.
Recursos humanos y su valor activo
Finalmente, cabe resaltar la importancia de la gestión del conocimiento como una nueva cultura empresarial que da prioridad a los recursos humanos como principal activo de la empresa o compañía. Por ese motivo, hay que prestar mucha atención a ese conjunto de personas valiosas que permiten que la empresa consiga sus objetivos y beneficios.
