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Gracias a la gestión documental digital, Cadí ha conseguido liberar muchos recursos que la sociedad puede invertir de forma lucrativa en otras áreas de la organización.
La historia de CADÍ se remonta al año 1915. A principios del siglo pasado la filoxera destruyó gran parte de los viñedos de l’Alt Urgell y de La Cerdanya, y hundió la viticultura, hasta entonces dominante en la zona, a una profunda crisis. Los campesinos de la región estaban obligados a tomar decisiones rápidas, y encontraron alternativas en los quesos y productos lácteos que hasta entonces sólo se elaboraban para el consumo familiar. En 1915 se fundó la cooperativa CADÍ. El método de elaboración ha mantenido su carácter tradicional hasta el día de hoy, y recibió en el año 2000 el certificado español de Denominación de Origen Protegida (D.O.P.). Entretanto, CADÍ vende sus productos no sólo en España, sino también en Francia, Portugal y en los Estados Unidos. La empresa emplea 120 empleados en sus delegaciones en La Seu d’Urgell y en Barcelona.
Situación antes de implementar la solución de gestión documental
Antes de introducir el sistema de gestión documental, la mayoría de los documentos en CADÍ se guardaban en formato papel. Más de 1.200 facturas entrantes y salientes, autoliquidaciones, cargos y abonos se almacenaban cronológicamente cada mes en cajas, ocupando un espacio considerable de la oficina. A las facturas se sumaban los diferentes documentos de calidad, por ejemplo, fichas técnicas o documentos relacionados con la seguridad alimentaria. Plantillas y formularios se guardaban como documentos Word, Excel o PDF en una estructura de carpetas en el servidor. Los emails, en cambio, se mantenían en las bandejas de entrada de los diferentes empleados; algunos empleados incluso crearon otra estructura de carpetas para sus correos electrónicos.
“El hecho de que tuviéramos que gestionar una multitud de archivos paralelos al mismo tiempo no nos ayudaba a mantener un estilo de trabajo eficiente en nuestra organización”, explica Roser Riera Cusí, responsable de TIC en CADÍ.
Gestionar documentos en el servidor mediante una estructura de carpetas tampoco resultaba fácil: cuantos más documentos se acumulaban allí, menos claro era el almacenamiento. “En vez de una versión, de repente encontrábamos copias innecesarias y desactualizadas en el mismo lugar. Nadie sabía qué versión era la buena” se acuerda Roser.
Mediante Control Group, CADÍ llegó a conocer DocuWare. “La sencillez de la solución nos gustó desde el principio. Al mismo tiempo nos permitía mantener nuestra forma de trabajar. De esta manera, la solución nos ayudó a digitalizar nuestros procesos, haciéndolos mucho más eficientes”, explica Roser la decisión por el gestor documental Docuware.
La solución, Docuware
Desde la implantación de DocuWare, varias cosas han cambiado en la empresa, aunque los criterios de trabajo aún son los mismos. En total se han digitalizado cuatro áreas de la organización: Facturación, Contabilidad, Comercial y Calidad.
Todas las facturas entrantes se reciben hoy ya en formato PDF electrónico. Los ficheros adjuntos del correo electrónico se pasan directamente al archivador digital de DocuWare, sin tener que imprimir las facturas como antes. Facturas salientes se generan una vez por semana en un proceso de impresión automático desde el ERP. DocuWare reconoce automáticamente el tipo del documento, separa los diferentes recibos y detecta las palabras clave en diferentes zonas de la factura. De esta manera la indexación y el almacenamiento se desarrollan de forma totalmente automática, sin la necesidad de intervención por parte de los empleados. Después del archivado, los usuarios pueden localizar los documentos mediante palabras claves.
En las autoliquidaciones con los socios de la cooperativa, CADÍ aún va un paso más allá: los documentos que se generan desde el ERP se mandan directamente vía correo electrónico a los ganaderos. Este proceso es mucho más rápido que antes, lo cual favorece a toda la organización.
Incluso plantillas y e-mails se gestionan hoy de forma electrónica con ayuda del archivador central: Si un empleado necesita un formulario, lo encuentra mediante diferentes palabras clave en DocuWare. Desde la pantalla lo rellena para luego imprimirlo. Los correos electrónicos se pueden pasar desde Outlook al archivador central con tan solo un clic. DocuWare asume la indexación del e-mail mediante información que se recoge desde la cabecera del mensaje, por ejemplo el asunto, la fecha o el contacto.
Los beneficios de la implementación de la solución de gestión documental
“Un único lugar para encontrar los documentos, un único original, y una sola versión – éstas son las mayores ventajas que nos brinda la solución de gestión documental,” resume Roser Riera Cusí.
También los empleados en la segunda sede de la empresa en Barcelona se benefician del gestor documental. Con el fin de poder planificar las próximas actividades comerciales de la empresa, antes se pasaban estadísticas y reportes comerciales tan sólo una vez por mes a la delegación en Barcelona. Hoy es posible acceder vía Internet a todos los documentos y análisis de CADÍ en cualquier momento, puesto que el archivador online y seguro de DocuWare está siempre disponible. De esta manera, los comerciales están ahorrando mucho tiempo y pueden contestar a las preguntas de sus clientes en la misma llamada telefónica, sin tener que pedir la información requerida a la central de la empresa.
Roser está muy contenta con el proyecto: “La rapidez con la que nuestros colaboradores recuperan documentos importantes hoy en día es fantástica. Si un colega está fuera de la oficina, otro compañero puede acceder a la información relevante en seguida, sin tener que conocer la manera personal de almacenamiento de la persona que la ha archivado”.
Gracias a DocuWare y los servicios de Control Group nos ahorramos mucho tiempo todos los días, que podemos invertir de forma lucrativa en otras áreas de nuestra organización.“
