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La gestión estratégica de las compras permite optimizar la cadena de suministro de la empresa y mejorar el valor que proporciona.
La gestión estratégica de las compras se puede definir como un conjunto de acciones destinadas a reducir el coste total de los materiales, bienes y servicios que una empresa contrata. Pero no sólo a nivel de reducir el precio de compra, sino el coste total de la adquisición. Esta metodología además de aportar un ahorro de costes, consigue una integración del departamento de compras con otras áreas de la empresa y con sus proveedores, al mismo tiempo que alinea la estrategia de compras con los objetivos generales de la compañía. Estos objetivos pueden ser: mejorar la rentabilidad, reducir los días de inventario para optimizar el capital invertido, reducir tiempos de entrega de productos para un mejor servicio al cliente y/o reducir las reclamaciones por falta de calidad de los productos.
Para llevar a cabo la transformación de una gestión tradicional a una gestión estratégica de las compras, existen tres conceptos fundamentales que impulsan la infraestructura para apoyar este proceso:
- Observar el coste total de adquisición, no el precio de compra (Coste de adquisición + Coste operativo + Coste Mantenimiento + coste de capital + costo de almacenaje – menos cualquier valor recuperable)
- Una visión de colaboración con los proveedores, en vez de supervisión.
- El objetivo principal es mejorar la rentabilidad de la empresa, no ahorrar costes.
Tener presentes estos conceptos es beneficioso tanto para la empresa como para el proveedor. Ya que permite que los dos aporten sus mejores competencias para centrarse en incrementar la cuota de mercado y mejorar su posicionamiento.
Principios de la gestión estratégica de compras
El objetivo principal de esta metodología debe ser buscar la manera de maximizar el retorno del valor de los materiales comprados, cosa que difiere de simplemente disponer del material necesario al mejor precio posible.
El método tradicional de compras utiliza procesos similares para gestionar la adquisición de una gran variedad de productos y servicios. La gestión estratégica de las compras en lugar de adoptar un enfoque general para adquirir productos y servicios, los diferencia entre los artículos de menor valor y aquellos con mayor prioridad a los que se dedican más tiempo y esfuerzo.
Por otro lado, es habitual que, en la compra de por ejemplo un software o bienes de capital, el proceso de compra sea liderado por directores técnicos, ya que se valora su experiencia en la funcionalidad del producto por encima de las habilidades de negociación de los responsables de compras. En cambio, la metodología de la gestión estratégica de las compras, reconoce estas habilidades en estos procesos y otros como el desarrollo de nuevos productos. Ya que estos procesos acaban teniendo implicaciones en el departamento de compras y un impacto en la rentabilidad de la empresa. Parece lógico implicar al responsable de compras en el diseño de un nuevo producto, puesto que, por ejemplo, tiene mucho que aportar sobre los proveedores que pueden ofrecer mejores condiciones o calidad de las materias primas. A continuación, distinguimos las siguientes fases de la metodología:
Análisis interno: En este proceso se debe definir el rol que cada categoría juega en el cumplimiento de los resultados de la empresa. En esta fase se tiene que conseguir entender, identificar su procedencia, cuantificar y conocer el nivel de precios de los bienes y servicios que adquiere la empresa. Este proceso nos brinda la oportunidad de descubrir ahorros potenciales, la importancia en valor de cada producto dentro de la empresa o posibles productos sustitutivos.
Categorizar los gastos: Una vez definidas las categorías de compra se ha de determinar para cada una de ellas un enfoque estratégico, listar las opciones de compras y las tácticas. Es decir, es necesario acordar con la dirección de la empresa la estrategia de abastecimiento de cada categoría. En este punto se definirán dónde comprar, niveles de servicio, plazos de entrega, o número de proveedores.
Estrategia de proveedores: Las características específicas de cada categoría y mercado nos obligan a tomar enfoques diferentes a la hora de aprovisionarse. Identificar el tipo de mercado en el que operamos, nos permitirá conocer el poder de negociación que tenemos. Entre los elementos que debemos indagar, destacamos: barreras de mercado, tamaño del mercado, número de proveedores disponibles, productos sustitutos, reseñas de clientes, líderes del mercado… Con los proveedores seleccionados podemos iniciar una solicitud de propuesta para conocer más en profundidad el mercado.
Estrategia de negociación: Disponer de las herramientas, información y un proceso negociador arman al equipo negociador con lo que necesitan para alcanzar los objetivos. Podemos distinguir distintas fases de este proceso:
- Define los proveedores: Define los puntos fuertes de negociación de cada proveedor y define estrategias para contrarrestarlos.
- Involucra al cliente interno y personas que usarán el producto y servicio, para asegurar que ningún aspecto importante de la negociación queda fuera.
- Respuesta del proveedor: Intenta anticipar las respuestas de un proveedor y elabora tácticas para contrarrestar su respuesta. Aun así, intenta siempre mantener un enfoque integrativo a fin de concretar un acuerdo beneficioso para las dos partes.
- Solicita cotizaciones de diferentes proveedores para disponer de información competitiva en la negociación.
- Una vez seleccionado el proveedor no descuides diseñar un proceso gradual de sustitución del nuevo por el anterior para evitar problemas de suministro.
Beneficios de la gestión estratégica de compras
Esta gestión estratégica de las compras brinda los siguientes beneficios:
- Crear alianzas con proveedores.
- Compartir mejores prácticas
- Ahorrar costes
- Aumentar la calidad de las compras
- Estandarizar los precios en toda la empresa
- Mejorar la eficiencia operacional
- Acceder a nuevos proveedores
