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Los expertos coinciden en que el mundo empresarial está pasando por un proceso de digitalización acelerado como consecuencia del aumento de la demanda, que requiere proporcionar cada vez más soluciones y de una forma rápida. En este artículo se detalla uno de los mecanismos de planificación financiera más importantes: el software de facturación.
¿Qué es un software de facturación?
Se trata de un programa informático que crea una plantilla para elaborar las facturas de una empresa de manera personalizada. A su vez, permite automatizar los procesos característicos de esta labor para minimizar el margen de error, aumentar la eficacia y agilizar la generación de facturas.
De igual forma, dispone de una base de almacenamiento de datos para incluir la información de clientes habituales, así como de los productos y servicios que la empresa presta. Asimismo, es posible hacer un seguimiento de las facturas que faltan por cobrar y llevar a cabo presupuestos.
Ventajas de un software de facturación
En primer término, el principal beneficio de estos sistemas de control financiero es que permite centralizar los documentos. Es decir, es posible tener todas las facturas en la base de datos para evitar correr el riesgo de perderlas. Además, están digitalizadas, por lo que se apuesta por la innovación como valor fundamental de la compañía.
Por otro lado, se aleja la posibilidad de cometer errores de cálculo que pueden llegar a ser negativamente determinantes en el rendimiento del negocio. Al estar automatizado, solo es necesario introducir los datos y el programa realizará los cálculos de forma inmediata. De igual forma, permite hacer tareas de conciliación bancaria.
Los aspectos fiscales tampoco pueden ser olvidados. De este modo, solo es necesario configurar los impuestos que se deben pagar en cada tarea de facturación (IVA, IGIC, etc.) y los que se derivan de la actividad económica (IRPF). Después, se establece el porcentaje y son automáticamente añadidos a cada concepto.
Desde el punto de vista del cliente, un negocio automatizado es un negocio fiable. Así, la impecable presentación de las facturas que facilita esta herramienta, alejada del típico diseño lioso que puede dar lugar a malentendidos, hace que el cliente tenga una buena opinión de la empresa.
Programa de facturación en la nube: aún más beneficios
A su vez, los programas online de facturación agilizan todavía más el rendimiento de un negocio. Primeramente, permiten ahorrar más espacio en los servidores, ya que no es necesario descargarlos. Además, en caso de perder los datos del ordenador, en ningún caso se perderán las facturas, pues habrán quedado alojadas en un espacio de almacenamiento online.
De la misma forma, es posible acceder a esos datos desde cualquier lugar, lo que facilita la adaptación de la actividad empresarial al teletrabajo cuando sea necesario. Asimismo, potencia el trabajo colaborativo dentro de la compañía, pues distintos departamentos pueden trabajar simultáneamente sobre el mismo documento.
Negocios que no pueden prescindir de un software de facturación
En primer término, los negocios que acaban de empezar necesitan digitalizar la mayor parte de su actividad para reducir los gastos iniciales. Además, al comenzar una empresa es común no tener nociones completas sobre los aspectos contables, por lo que es fundamental contar con la ayuda de un software de gestión especializado.
Los negocios que no tengan oficinas fijas tampoco pueden prescindir de llevar sus finanzas en la nube. Algo parecido sucede con aquellas compañías que desean ampliar exponencialmente su cartera de clientes fuera del territorio donde se sitúan (negocios online). Para esto, es primordial contar con programas que permitan trabajar telemáticamente.
En conclusión, uno de los mejores recursos de planificación financiera es un software de facturación. Contar con un programa a la altura de lo que requiere el negocio es determinante a la hora de aumentar el rendimiento y, por tanto, los beneficios.
