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El software de gestión documental es la mejor herramienta para mejorar los flujos de trabajo y optimizar el almacenamiento de documentos de la empresa.
¿Cuánto tiempo invierte tu equipo en buscar documentos clave para la empresa antes de encontrarlos y empezar la tarea?
Hasta en ocasiones seguro que dejan por imposible encontrar el documento y empiezan a realizar otro trabajo. ¿Crees que existe una mejor solución?
Según un estudio de Gartner Inc. un correcto software de gestión documental reduce los costes relacionados con los documentos en un 40%.
Implementar un software de gestión documental tiene el potencial de incrementar la productividad y eficiencia reduciendo costes en muchas áreas de la empresa.
Software de Gestión documental, hacer más con menos.
Mediante esta solución específica para los flujos de trabajo y necesidades de tu organización podrás obtener:
- Mayor rapidez en la búsqueda de documentos gracias a amplios criterios y funciones de búsqueda.
- Una mejorada distribución de los documentos gracias a la utilización de flujos de trabajo automatizados.
- Almacenamiento y archivo de documentos optimizados para su búsqueda.
- Generar la habilidad de hacer más trabajo en menos horas y con menos personal.
- Reducir el espacio físico destinado a almacenar documentos.
Detectar ineficiencias del equipo para mejorar el ahorro de costes.
Con la mejora de la gestión documental de la empresa, los trabajadores gastarán menos tiempo en los procesos de recuperación de documentos, ralentizados por desconocer su ubicación y la mala gestión. Aumentando las herramientas entorno cómo los empleados y la organización gestionan los documentos externos e internos permite hacer más trabajo en menos tiempo y por lo tanto aumentar la productividad.
Así que facilitando un potente software de gestión documental a las personas clave de la organización obtendrás una mejora de la eficiencia de tu equipo al mismo tiempo que obtendrás una reducción de los costes operacionales y relacionados con el papel.
Evaluar estratégicamente las necesidades de gestión documental
Para ver las mejoras comentadas en los puntos anteriores, es necesario implementar un software de gestión documental adecuado a su organización. Si bien la elección de un sistema con las características esenciales es más económico y fácil de implementar para la organización, es necesario asegurar que éste es capaz de adaptarse a las necesidades específicas de gestión de documentos:
- ¿Cuántos documentos tienes que almacenar en el sistema?
- ¿Cuántos usuarios necesitan acceso al sistema?
- ¿Es necesario el acceso público al sistema?
- ¿Qué software de la compañía se tiene que integrar con el software de gestión documental?
- ¿Qué procesos del negocio y flujos de trabajo tienen que ser mejorados para reducir los costes y mejorar la productividad?
Una de las ventajas más destacadas de la implementación de un software de gestión documental y la mejora de los procesos de negocio, es que permite reasignar las tareas de los miembros del equipo hacia aquellas que aportan más valor para la empresa. De esta manera, al disponer de más tiempo, los trabajadores son capaces de centrarse en tareas de alto impacto para el resultado del negocio y tomar las decisiones acertadas.
En Control Group somos especialistas en la implementación de Docuware, una de las mejores soluciones de gestión documental del mercado. Si quieres conocer como tu organización puede mejorar sus flujos de trabajo, déjanos tus datos y uno de nuestros consultores te realizará una demo gratuita.
Fuente: Blog Docuware
