Solución CRM vs Hojas de cálculo - Gestión CRM
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Solución CRM vs Hojas de cálculo

¿Qué beneficios aporta mover los datos que tenemos en hojas de cálculo a una solución CRM?

  • ¿Tus equipos de venta y marketing utilizan las hojas de cálculo como herramienta principal para trabajar sus datos?
  • ¿Muchas veces tienes dudas sobre si la información de estas hojas de cálculo está actualizada?
  • ¿Te gustaría que todos los miembros del equipo pudieran colaborar en la actualización de los datos de la empresa de manera más sencilla?

Si estas luchando en tu organización con los problemas planteados anteriormente, no te preocupes, descubre como una solución CRM te puede ayudar.

En primer lugar, intenta invertir unos momentos en entender y descubrir por qué se ha producido un crecimiento en la utilización de las hojas de cálculo en tu organización para tratar los datos y que argumentos puedes utilizar para convencer a tu equipo de la necesidad de disponer  de una herramienta de datos centralizada.

Entonces será cuando la organización estará preparada para mover los datos de ventas y marketing de las hojas de cálculo a una solución CRM y conseguir los siguientes beneficios:

  • Mejores métricas para medir la evolución de las ventas.

Una hoja de cálculo no permite al director de ventas obtener las métricas necesarias para construir unas previsiones de ventas sólidas.  Entre estas métricas podemos incluir las ratios contactos/pedidos, el porcentaje de cierre de operaciones o la cuota de presupuestos entregados a clientes potenciales.

Medir y seguir las métricas del negocio permite a los responsables del negocio aplicar medidas basadas en la actividad en las previsiones de venta. Esto significa que las previsiones de venta están basadas en datos reales, tales como; el número de leads, el número de propuestas o presupuestos entregados y los datos históricos de conversión.

  • No más sorpresas desagradables

Los responsables no deberían gastar horas preparando informes para averiguar que está pasando en una campaña.  Estos deben tener la posibilidad de ver con facilidad  el funnel de conversión de ventas para identificar aquellas cuentas prioritarias, las mejores oportunidades y los clientes o potenciales que están en riesgo.

Para ello, los responsables necesitan disponer de un panel de control con las métricas clave que los alerte inmediatamente de una negociación perdida o de un cliente perdido.

Para los responsables no hay nada más molesto que un contratiempo no esperado contra un objetivo de venta. La solución CRM no evita estos contratiempos, pero nos asegura mantenernos informados en todo momento para minimizarlos.

  • Ganar tiempo

Los responsables que miden las campañas de marketing y ventas utilizando hojas de cálculo están perdiendo un tiempo muy valioso de su trabajo.  Estos responsables están invirtiendo tiempo buscando información y preparando informes que deberían invertir en supervisar proyectos clave para la empresa.

Utilizar una solución CRM, permite acceder a la información relevante sobre las campañas activas en un solo click. La solución CRM utilizada debe ahorrar tiempo a los responsables para que estos puedan invertirlo en dirigir más proyectos e iniciativas de la compañía.

  • Evitar la limitada capacidad de las hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo son documentos independientes que carecen de las capacidades de una base de datos centralizada. Hecho que no asegura que los datos estén siempre actualizados. Las hojas de cálculo no están capacitadas para almacenar una gran cantidad de datos y se convierten en documentos difíciles de usar y mantener al día si tienes una gran cantidad de entradas.

Una base de datos centralizada en la cual se apoya una solución CRM es una forma de trabajar más eficiente con una extensiva base de clientes, informes de ventas y tablas.

  • Una prueba de seguridad de los datos

Como se apunta en la limitada capacidad de gestión de datos del punto anterior, si en la organización múltiples usuarios trabajan con múltiples versiones de una hoja de cálculo, convierte en imposible o muy difícil preservar la integridad de los datos y asegurar un correcto seguimiento de los cambios.  Disponer de los datos en una solución CRM asegura la protección de los datos, tener un seguimiento de los cambios y aislar errores fácilmente.

Aunque una solución CRM nos aporta grandes beneficios, siempre habrá un lugar para las hojas de cálculo en el negocio, ya que son una herramienta clave para cualquier responsable que le guste interpretar y manipular datos de forma rápida. Pero es importante destacar que en lugar de depender exclusivamente de las hojas de cálculo, estas deben considerarse como complementarias a la solución CRM.

De esta manera, se puede obtener una visión en tiempo real de las ventas y de la información clave del proceso de venta, para así, poder tomar mejores decisiones.

Fuente: Sage Blog

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