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El control de las finanzas es clave para cualquier empresa. Pero para que este control sea útil, es necesario realizar un seguimiento del estado de la tesorería de la compañía. Además, la mayoría de las empresas cuentan con un software de conciliación bancaria que permite un control financiero exhaustivo.
Conciliación bancaria: ¿qué es?
Es un proceso de verificación necesario para cualquier compañía, independientemente de que se trate de una PYME o de una gran multinacional. Es tan importante que la mayoría de las corporaciones realizan un control sobre sus finanzas de forma habitual. De una forma más profunda, se podría resumir este concepto de la siguiente forma.
El proceso consiste en cotejar movimientos de todas las operaciones de las cuentas contables, los famosos bancos, con los registros de los movimientos de las entidades financieras que se muestran en los extractos bancarios que emiten las entidades, de manera que puedan corregir o realizar ajustes necesarios en los registros o libros.
Es un proceso que ya resulta imprescindible si se quiere controlar la tesorería y, por extensión, el estado de las finanzas corporativas, puesto que el saldo de estas cuentas no siempre llega a coincidir, ayudando a clarificar las diferencias generadas entre todas las cuentas.
Procesos en un software de conciliación bancaria
Imaginando todos los movimientos (entradas, salidas…) que existen en una empresa, ante una conciliación debe tenerse en cuenta que hacerla a mano es una pérdida de tiempo. Por ello existen programas automatizados que llevan a cabo todos estos procesos:
– Recopilación de la información de toda la contabilidad.
– Realizar asientos contables por cada documento.
– Revisión de diferentes cuentas o saldos para asegurar que no existen datos erróneos o con duplicidades.
En ocasiones, muchos de estos datos no coinciden y en consecuencia es preciso detectar el error o errores para su corrección en el caso de que se realice de forma manual. Pero al ser un proceso automatizado, esto deja de ser un problema, siendo solamente necesario validar los datos. Para ello, el software se conecta con las cuentas del banco y crea, de forma automática, diferentes asientos; llegados a ese punto, únicamente deben aprobarse, dándose por zanjada la conciliación.
Las ventajas de una conciliación bancaria automatitzada
Aunque para muchas empresas es un proceso largo y tedioso, siempre se recomienda afrontarlo por sus numerosas ventajas y la nutrida información que aporta a la compañía. Entre las principales ventajas estarían las siguientes:
– Disponer de recursos económicos que estén controlados y reflejados de forma transparente, recogiendo el estado financiero real de la compañía.
– Llevar la contabilidad al día, con una rutina laboral controlada.
– Proporcionar una adecuada preparación ante inspecciones.
– En caso de surgir un problema o recibir un requerimiento de información, el software estará basado en información de calidad, por lo que la toma de decisiones no es complicada.
¿A quién puede elegirse como responsable de esta conciliación?
La persona que se encargue de llevar las labores en el departamento contable, por norma general, habrá de ser la misma que realice las conciliaciones. El personal de los departamentos es el que mejor conoce la situación financiera, además de ser el que mejor puede detectar problemas y errores. Pero en el caso de que la compañía tenga externalizado este departamento, será la empresa contratada la que deba asumir esta labor si así se desea.
En definitiva, aunque la contabilidad se gestione de forma externalizada, un sofware de conciliación bancaria siempre es imprescindible en una empresa. Y en el caso de que la labor contable se ejecute internamente, debe ser el personal de este departamento quien desempeñe todas estas labores. Cada día hay más CFO directors de finanzas que apuestan por este programa.
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