La gestión de existencias, es una de las más importantes labores en la gestión empresarial y optimizarla puede suponer un aumento de la rentabilidad.
El principal objetivo en la gestión de existencias es conseguir obtener el nivel de servicio al cliente deseado reduciendo al máximo la inversión que se realiza en existencias. Por ello, no es difícil encontrar empresas que no llegan a un equilibrio entre estos factores contrapuestos entre las distintas áreas de la empresa.
Por un lado, el departamento de ventas siempre va a presionar para disponer de productos, para realizar las entregas en el mejor plazo posible. Del mismo modo, el departamento de compras obtiene descuentos por volumen si compra en grandes lotes y fuera de temporada, hecho que también presiona para aumentar las existencias. En esta línea, también el departamento de producción, prefiere disponer siempre de existencias de materias primas para mejorar la eficiencia de la línea de producción.
Mientras tanto, tus desarrolladores de productos, tu departamento financiero y marketing lucharan para mantener las existencias reducidas para anticipar el desarrollo de nuevos productos, mejorar la rentabilidad o financiar campañas publicitarias.
Tipos de existencias
Existen diferentes clasificaciones de las existencias de una empresa, en concreto nos fijaremos en la que las distingue por su función.
Existencias de seguridad o de protección
La demanda de los clientes no es siempre previsible, esta puede variar dependiendo de muchos factores. Por este motivo se reserva una cantidad de existencias para hacer frente a estos posibles desajustes entre los ritmos de aprovisionamiento y de demanda. Se mantiene un nivel de existencias un poco más elevado para cubrir estas eventualidades. Una fórmula para calcular el nivel de existencias de seguridad puede ser:
Stock de seguridad = zσ √Lt
Donde:
Z=Nivel de servicio requerido para la referencia
σ= Desviación estándar
Lt= Plazo de entrega del proveedor
Existencias medias
Pueden entenderse como un promedio de las existencias que se mantienen a lo largo de un período. Es decir, es la cantidad de stock concreta, equivalente a las distintas cantidades de stock que hemos tenido en el almacén durante un período de tiempo determinado.
Existencias de anticipación
Se acumulan existencias para afrontar con antelación: picos de demanda más elevada, estacionalidad, escasez de producto o períodos de especulación. Por ejemplo, puede ser conveniente aumentar el stock de una materia prima si estamos convencidos que su precio va a crecer rápidamente en el mercado.
Existencias sobrantes
Son existencias que han quedado obsoletas a pesar de estar en buen estado. Es probable que la empresa tenga que eliminarlas y no sacar ningún provecho de estas.
Existencias de ciclo
Stock que se tiene para hacer frente a las demandas normales de ventas de la empresa.
Existencias Máximas:
Máximo nivel de stock que la empresa quiere tener para cada referencia.
A partir de los conceptos de existencias anteriores, podremos calcular el punto de pedido. Este nos marca la cantidad de stock a partir del cual se dispara la necesidad de aprovisionar para garantizar que no se produzca una rotura de stock.
Punto de Pedido: dL+Stock de Seguridad
d=Venta promedio
L=Plazo de entrega del proveedor
Una solución moderna de gestión empresarial debe aportar la flexibilidad y sencillez para gestionar los procesos relacionados con las existencias. Las organizaciones que utilizan una solución de gestión empresarial con una herramienta integrada de informes y análisis de procesos empresariales tienen un 123 % más de probabilidades de poder planificar y prever la demanda de sus productos, para así calcular el nivel de existencias que es necesario.
Sin una solución completa de gestión empresarial, deberás basar tus decisiones en documentación creada manualmente y utilizar unos sistemas de información dispares para gestionar distintas partes del proceso de distribución. Además, los programas actuales permiten la conexión a soluciones específicas de gestión para la logística como puede ser mobility live.
Tu solución de gestión del negocio te debe permitir:
Poder ver en tiempo real la situación de toda tu cadena de suministro
Reducir la duración del ciclo desde el pedido al envío
Mejorar la precisión de las existencias y la satisfacción de los clientes
Empoderar una fuerza de ventas móvil
Principales ventajas de gestionar tus existencias con una solución de gestión actual
- Obtén el nivel de detalle que necesitas
Las soluciones de gestión actuales ofrecen análisis de alto nivel, informes detallados y flujos de trabajo para coordinar la demanda, las existencias y la oferta. De este modo podrás identificar cambios estacionales en la demanda. Además, también podrás detectar aquellos productos con menor rotación o que no se venden para ser retirados. Incluso puedes analizar los patrones en las rebajas de precio y descuentos por volumen.
- Toma decisiones en base a una mejor información empresarial
Necesitas saber lo que se está vendiendo ahora, qué se vendía en el mismo período del año pasado, qué es lo que ya no se vende y cuáles son los patrones de compra de los clientes. Esto te permite actuar de manera proactiva más que reactiva y a tomar unas decisiones mejores y fundadas.
- Gana en eficiencia a todos los niveles
Las soluciones de gestión actuales te permiten comunicar niveles de existencias recomendados, calendarios de reposición, pedidos automatizados, y alertas de excepción dentro de toda la empresa.
