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Docuware es la solución de gestión documental para mejorar el rendimiento de tu organización
Docuware es una solución de gestión documental diseñada para que los procesos sean rápidos y transparentes, tanto en la captura de los documentos, en su archivado a largo plazo y en su búsqueda. Docuware consigue que los documentos estén a disposición de todas las personas autorizadas rápidamente, en cualquier momento y en cualquier lugar.
De media los empleados gastan cerca de un 30 al 40 por ciento del tiempo de trabajo a buscar la información necesaria para realizar sus funciones en papeles, correos electrónicos, documentación impresa, discos duros compartidos y archivadores. Los efectos de no encontrar esta información, no encontrarla a tiempo o no disponer del formato adecuado producen unos elevados costes para la organización. La utilización de un software de gestión documental permite a los empleados reducir el tiempo que dedican al archivado y búsqueda de documentación y centrar sus esfuerzos en otras tareas que aportan más valor para la organización.
Que ventajas nos ofrece la gestión documental de Docuware:
Mayor eficiencia y productividad
Gracias a la facilidad para acceder a la documentación empresarial sea cual sea su origen o formato de los archivos. Esto permite a los empleados acceder a la información en un instante y dedicar más tiempo a tomar la decisión correcta.
Reducción de costes de archivado de documentos y material
Aunque no lo parezca la creación y el archivado de documentos en papel tienen un coste elevado para la organización. Los documentos ocupan un espacio en la oficina y tienen un coste de mantenimiento y de personal. El disponer de una solución de gestión documental como Docuware permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal.
Ofrece una seguridad elevada en los datos y asegura el cumplimiento normativo
Un sistema de gestión documental permite controlar quien accede a la información y aplicar medidas de seguridad como un registro de todas las modificaciones hechas en los documentos.
Asimismo, la solución de gestión documental asegura el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los procesos de gestión de registros financieros y retención. Mostrar el flujo de documentación necesaria para un proceso sin lagunas, limitando los riesgos de responsabilidad y garantizando el cumplimiento de leyes, normativas y estándares.
Movilidad de los datos
Nos permite acceder a la información de la empresa en tiempo real desde cualquier lugar del mundo. Este hecho es muy útil para equipos de trabajo que no están situados en el mismo lugar y nos ayuda a reducir tiempo y costes significativamente.
Protección física de los datos
La gestión documental garantiza protección de los datos de la organización en todo momento ya sea en caso de destrucción por un incendio, pérdida o robo. Los documentos se replican y guardan en la nube, lo que permite su acceso en caso que sea necesario.
Trabajo en equipo y flujos de trabajo
La solución de gestión documental digital permite leer, compartir y modificar el mismo documento por varios usuarios sin la confusión que ocasiona crear varias versiones. Además facilita la creación de flujos de trabajos automatizados sobre un proceso que requiere distintas autorizaciones reduciendo errores y tiempo, un ejemplo pueden ser las gestiones comerciales.
En resumen, las soluciones de gestión documental como Docuware nos proporcionan: un control en los procesos de trabajo sencillo, seguridad jurídica en todo el proceso de trabajo, un control de las modificaciones en los documentos en tiempo real y acceso desde cualquier lugar a la información de la empresa. Si deseas más información sobre esta herramienta de gestión documental, déjanos tus datos y uno de nuestros consultores te realizara una demostración de cómo Docuware puede mejorar tu organización.
