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Una perfecta gestión de proyectos es el eje fundamental de la gran mayoría de las empresas. Establecer un proceso adecuado para llevarla a cabo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
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Todas las empresas realizan algún tipo de gestión de proyecto, ya sea para el exterior, como es el caso de las empresas de ingeniería, o internamente, para el desarrollo de un proceso de mejora interno como puede ser un proceso productivo.
En definitiva, la gestión de un proyecto no es otra cosa que definir el procedimiento a seguir para conseguir un objetivo en un tiempo establecido, aplicando una serie de recursos y herramientas optimizados para su consecución y teniendo en cuenta los costes pormenorizados que se van a producir.
Fases en la gestión del proyecto
Definir perfectamente el itinerario a seguir sin que se produzca ningún tipo de desviación en cuanto a los objetivos, presupuesto y tiempos es la labor más importante de la empresa.
Este itinerario debe estar ajustado a las características y los recursos de la empresa. En ocasiones, un buen software cómo Mobility Live TechService puede ayudar a definir el mismo, pero siempre habrá que partir de una estructura preexistente y de la flexibilidad o rigidez de la misma, ya que es más fácil ajustar el procedimiento a los recursos y características de la empresa que estos a un sistema procedimental concreto.
Todo proyecto tiene cinco fases principales:
– Análisis de la viabilidad: cuando se plantea un proyecto, parte de una idea que marca un objetivo. Sin embargo, aunque toda idea puede ser llevada a cabo, los costes materiales o de oportunidad pueden hacer que alcanzar el objetivo sea rentable o no.
– Planificación detallada del itinerario: en esta fase se definen, punto por punto, los pasos a seguir para la consecución del objetivo en una secuencia cronológica o un mapa de tiempo y con la asignación de los recursos necesarios para cada paso.
– Ejecución del proyecto: aquí se pasa a la realización material del proyecto siguiendo el plan establecido en el punto anterior, con especial atención a contar con todos los recursos en el momento establecido.
– Seguimiento y control: de una correcta auditoría del plan establecido va a depender el éxito del proyecto. La exactitud de los entregables y asignación de recursos, el control de calidad y la resolución de incidencias son aspectos fundamentales. Cada hito o paso no solo ha de ser seguido, sino que ha de anticiparse su viabilidad, asegurando su cumplimiento.
– Cierre del proyecto y verificación: una vez finalizado el plan debe haberse alcanzado el objetivo y verificarse que este se corresponde exactamente con aquel que se fijó en un principio. Se trata de un control exhaustivo de calidad que se realiza a través de un check list.
Funciones del director de proyectos
El director de proyectos tiene la máxima responsabilidad sobre el proyecto en cada una de las fases:
– Establecer la planificación.
– Marcar prioridades.
– Coordinar los recursos y el equipo de trabajo.
– Ser el principal canal de comunicación entre equipos, proveedores y clientes.
– Gestión de compras y aprovisionamientos.
– Controlar el riesgo y establecer itinerarios alternativos para el caso de incidencias.
– Auditar y actualizar el plan de proyecto en cada hito.
– Llevar el control de calidad.
– Administrar el presupuesto del proyecto.
– Resolución de posibles conflictos.
– Mantener motivados y cohesionados a los equipos.
– Supervisión final y responsabilidad de la entrega.
Las tres metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos
Diagrama de Gant
Se representa gráficamente como un sistema de dos ejes de coordenadas. En él se marca cada hito en una sucesión cronológica, con los recursos necesarios en cada paso y el establecimiento de prioridades e interdependencias. Es un sistema muy gráfico y visual, pero requiere un seguimiento muy detallado y la modificación constante de cada hito, reajustando lo previsto y lo realizado.
PERT / CPM
El PERT se suele emplear como complemento al diagrama de Gant. El CPM consiste en determinar el camino hacia la ruta crítica, es decir, en hacer un cálculo de los tiempos empleados en cada hito de forma probable para determinar el tiempo necesario para la consecución del proyecto según una estimación optimista, pesimista o normal de cuya combinación se extrae un resultado probable. Sin embargo, puede haber varias rutas que pueden servir también como alternativas en caso de incidencias.
Cadena crítica
Consiste en detectar y establecer aquellos hitos necesarios para el proyecto que requieran más tiempo y designarlos como fase crítica, distribuyendo amortiguadores de tiempo en todo el procedimiento que servirán para reducir el riesgo en estas fases.
Beneficios de la gestión de proyectos
– Asegura la calidad.
– Establece un orden y una metodología que se superponen a las individualidades, coordinando los equipos y haciendo al personal partícipe de un plan.
– Su previsibilidad incrementa las posibilidades de reacción.
– Presenta un plan definido al cliente que le ayuda a visualizar la ejecución y el objetivo, favoreciendo la comunicación.
– Beneficia el aprendizaje por la experiencia.
La gestión de proyectos es un elemento vital para la empresa moderna. Acometerla con garantías es una cuestión de planificación.
