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Las soluciones de impresión de Control Group reducen la emisión de Co2 y mejoran la gestión de los consumibles en Fira de Barcelona.
Las soluciones de impresión son algo esencial para muchas empresas y organizaciones. La gestión de los consumibles y el mantenimiento de los equipos generan, en muchas ocasiones, problemas, ineficiencias y acarrean costes innecesarios.
Hace poco más de un año, Fira de Barcelona se decidió a renovar el parque de impresión, apostando por las soluciones de impresión de Control Group.
Fira de Barcelona quería modernizar tanto sus equipos de impresión, para disponer de la última tecnología, como la forma de gestionarlos. Hasta entonces la gestión de los equipos de impresión era llevada a cabo por el departamento de informática, mientras que los consumibles y las fotocopias los gestionaba el departamento de compras.
Este sistema de gestionar la impresión de la organización tenía unos costes elevados, debido a la gran implicación de recursos propios en mano de obra. Además se generaban ineficiencias en la gestión de los equipos de impresión al disponer de diferentes marcas y modelos. Por ejemplo la gestión de los consumibles, era una odisea.
Por todo ello, Fira de Barcelona, analizó la situación y lanzó un concurso público para mejorar las soluciones de impresión. Los objetivos del concurso eran modernizar los equipos, mejorar la gestión de los consumibles, reducir los costes de impresión y reducir el impacto medioambiental y el consumo energético.
Control Group ha sido la empresa escogida para implementar las soluciones de impresión en Fira de Barcelona. La solución que se ha implementado se basa en el pago por copia o por uso de los equipos, que ha permitido tener un control detallado de los costes de impresión y aplicar un programa para reducirlos.
El precio de la copia incluye; la instalación de los equipos de impresión, el servicio técnico, las piezas de recambio y los consumibles. Este hecho permite liberar de carga de trabajo al departamento IT, que no tiene que encargarse de las tareas de mantenimiento y reparación de los equipos.
Las soluciones de impresión instaladas por Control Group, permiten controlar la cantidad de documentos impresos por cada usuario y poner límites de impresión si se detecta un mal uso o un uso inusual de los equipos. Estas reglas de impresión permiten optimizar los recursos y tener en todo momento controlados los equipos de impresión.
Mes a mes se envía a los responsables de Fira de Barcelona un reporte con los volúmenes de impresión de cada equipo. Este reporte permite la imputación de costes a cada departamento sin estimaciones, sino con los datos reales de impresión. Esta metodología permite disponer de una gestión totalmente unificada y en una sola factura donde se pagan todos los servicios relacionados con la impresión (consumibles, servicio técnico, recambios…).
Otra de las mejoras obtenidas con el cambio, que ha permitido ahorrar más papel, tinta y como consecuencia reducir las emisiones de Co2 ha sido la verificación de usuarios. Es decir, cuando un usuario envía un documento a imprimir, estos no se imprimen hasta que el mismo no introduce un código en la máquina. De este modo, además de obtener un alto nivel de seguridad y privacidad de los documentos, como pueden ser la impresión de nóminas por parte del departamento de RRHH, se consigue reducir un gran volumen de impresiones erróneas, que se traducen en un ahorro de costes y un menor impacto medioambiental.
Como se ha apuntado anteriormente, el parque de impresión estaba formado por modelos y marcas heterogéneos, que en total ascendían a 120 equipos de impresión. Con el cambio, estos se han reducido a 80 equipos de la misma marca repartidos entre 3 modelos distintos.
Como resumen podemos apuntar que Fira de Barcelona ha pasado de una situación de desconocimiento del volumen de impresión realizado, con la gestión propia de los equipos, hecho que consumía muchos recursos del departamento de IT a un control minucioso de cada equipo y usuario sin tener que preocuparse por la gestión. Moisés Ramos, IT Operations Manager de Fira de Barcelona hace una valoración muy positiva del proyecto “Con el nuevo modelo de funcionamiento nos hemos olvidado de la gestión de los consumibles, ya que todo está automatizado.
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